Démarrer comme chef de projet peut faire peur : beaucoup de choses nouvelles à appréhender, un nouveau positionnement par rapport à ses collègues, de nouveaux interlocuteurs.
Vous maîtrisez la technique, il vous faut maintenant gérer des relations humaines, motiver une équipe, comprendre la big picture du projet pour répondre au besoin et aux contraintes financière, les contraintes du client, les exigence de vos patrons, la composante financières de vos projet, l’organisation du planning et des tâches, la communication avec les interlocuteurs, le suivi de l’avancement, faire preuve de leadership, …
Un beau challenge pour voir les choses du bon côté !
Vous assurer que vous avez un mandat clair
Votre manager vous a communiqué officiellement votre nouveau rôle. Il ne suffit pas de dire sur un coin de table je te considère comme le chef de projet et en avoir parlé à quelques personnes à la machine à café de manière plus ou moins précise.
Dans un premier temps il doit vous avoir présenté ce qu’il attend de vous et nommer clairement le rôle qu’il vous attribue. chef de projet. Y compris si vous êtes dans une petite structure dans lequel ce rôle n’est pas clairement établi. Y compris si vous conserverez une part du rôle technique que vous aviez jusqu’alors. Si ce rôle n’est pas institutionnalisé dans l’entreprise c’est l’occasion de se poser pour le faire. Vous pouvez aider votre patron à décrire le poste pour avoir au minimum une base de référence. Elle peut rester simple, elle sera perfectible, mais elle doit poser les bases.
Votre nomination à ce rôle doit être communiqué à l’ensemble de la société, au minimum à tous ceux avec qui vous serez en relation, y compris les personnes extérieure. En effet il est difficile (impossible en fait) de demander des choses lorsque l’on a pas la légitimité du rôle. Puis qu’en général ce qu’on demande en tant que chef de projet implique une charge de travail, un engagement via une décision, …
Sans cette légitimation par une communication claire toutes vos actions en tant que chef de projets seront entravées par des contestations explicites “qui es tu pour me demander ça ? chef de projet ? je ne sais pas moi je n’ai reçu aucune communication officielle”, ou implicite par de la résistance passive. Bref il vous faudra beaucoup plus d’énergie pour arriver au même résultat.
Posez cette condition de base “définition minimale du rôle noir sur blanc et communication officielle de votre nomination” pour accepter le rôle. Sinon fuyez. L’argument pour convaincre votre patron est décrit ci-dessus : il a le même interêt que vous que vous réussisiez dans votre poste. Si il ne veut pas le faire, expliquez sereinement que vous ne vous sentez pas de vous lancer dans sans ce support, passez votre tour et restez dans votre poste actuel.
Votre patron l’a fait ? Bravo vous êtres officiellement chef de projet avec une première fondation pour votre légitimité et les actions que vous allez entreprendre.
Observez comment la gestion de projet est faite dans votre entreprise
Les pratiques de gestion de projet varient très largement d’une entreprise à l’autre. On pourrait croire que c’est un domaine connu depuis longtemps largement partagé mais ce n’est pas les cas.
Y a t’il des pratiques bien établies, elle peut être Il y a d’abord le niveau de maturité : la gestion de projet est elle une pratique habituelle
pour savoir ce que l’on attend de vous. Le poste de chef de projet peut avoir différents aspect selon les entreprises. Y a t’il des méthodes de travail définie dans le domaine de la gestion de projets, de incontournables. Discutez en avec votre boss. Identifiez une ou deux personnes ressources dans le domaine de la gestion de projet qui pourront vous aider, ayez de premiers échanges avec eux pour leur faire part de vo et percevez si ils sont disposé à vous aider et à échanger avec vous dans votre parcours de prise en main du poste.
Evaluez la culture projet
Quels sont les critères de réussites du chef de projet dans votre entreprise. Selon la personnalité des dirigeant, la culture de l’entreprise, l’historique des projets précédent (un gros fail dû à un retard) votre efficité pourra être jugé sur des critères très differents. Ils ne sont pas forcément facile à déterminer
- aversion au risque :
- aversion au process : privilégier les méthode agile, des réunions limitées au minimum
- aversion à la perte de contôle : avoir du reporting régulier,
- besoin de flexibilité : les ressources peuvent être allouées à des urgences et on demande au chef de projet de pouvoir s’adapter
- aversion au retard, des projets récents ont été en échecs ou en crise avec un client à cause de retards
- aversion au surcoût
Avoir une bonne idées des axes permets de faire des choix dans votre mode de gestion du projet en connaissant les contraintes et les préférences de l’entreprise.
Par contre cette adaptation ne change pas les fondamentaux de la gestion de projet : délai, coût, qualité. Autrement dit, il faudra couvrir vos arrières. Si la flexibilité s’impose, il vous faudra intégrer plus de marge de délai dans votre planning car les personnes ne seront sans doute pas disponibles comme prévu dans le planing. Si qu’on vous dit gentiment qu’une personne est réquisitionnée pour une urgence, que ça se prolonge il vous faudra communiquer clairement les impacts sur les délais de votre projet… on en connait qui pourrait vous reprocher un retard alors qu’il vous ont enlever les ressource : “tu aurai dû me le dire, je ne savait pas que ça allait impacter le planning”.
Si vous avez une équipe dédiée avec une bande passante qui devrait être stable, avec moins de risque, mais vous devrez alerter si au milieu du projet l’hypothèse “ressources stable” commence à partir en sucette.
Réflechissez à vos principes de fonctionnement et vos convictions
Quelles sont les valeurs que vous voulez promouvoir dans votre façon d’aborder ce poste. Les sources d’inspiration sont nombreuses. Certains se positionnent en contre point de mauvaises pratiques qu’ils ont subies de la part de leurs précédents chef de projet ou manager. Trop de micro management, pas de considération, pas de remerciement, trop cassant avec les membre de l’équipe, pas d’écoute véritable, pas d’explication sur les tenant et les aboutissants de ce qu’on leur demande, report de la pression sur l’équipe, etc etc.
Au contraire un chef de projet que vous avez appréciez pourra vous inspirer dans sa pratique. Qu’avez vous apprécié dans sa façon de fonctionner; un engagement total dans le projet, un soutien de l’équipe dans les moments difficiles Vous pourrez vous inspire.r Réflechissez à ce que vous avez vécu et mettez noir sur blanc les points important que vous voulez appliquer.
Troisème sources source d’inspoiration : vos propres convictions.
C’est utile de faire ça avant de rentre dans la bataille de se retrouver la tête dans le guidon. Vous pourrez vous reporter Ce peit méménto que vous aurez créé Ecouter plus que parler. Cela pourra être contre votre penchant naturel.
tel un entraineur de foot il impose ses convictions
Never explain, never complain
celà va évoluer avec votre expérience
Des premières actions petites mais impactantes
Montrer que vous avez une capacité de faire et en particulier de résoudre des problèmes. Cela montrera 1) que vous avez un certain pouvoir 2) que vous voulez l’utiliser pour la bonne marche du projet et dans le sens de l’équipe, 3) que vous êtes au service de l’équipe et que vous restez un team player.
Vous êtes issu de l’équipe : vous avez un gros avantage, vous savez quel grief à l’équipe ou certaines personnes en particulier contre le manager, contre la société. Réflechissez à ceux sur lesquel vous pouvez agir le plus facilement et mettez de l’énergie à les résoudre. Il sera sans doute difficile d’obtenir des primes pour tout le monde 😉 mais plus simple d’améliorer l’éclairage, de changer des écran, de faire acheter des souris ergonomique. Vos collègue vous seront reconnaissant pour des amélioration de leurs conditions de travail même si elle sont simple et peu couteuse. Ecoutez et éventuellement personnalisez en fonction des problème conret de chacun. Vous ‘aurez compris, on est dans le concret basique, mais important.
Quels actions : acheter des écrans que des personne demandent depuis longtemps. Acheter un logiciel utile. changer des fauteuil en mauvais état. Ou plus difficile mais qui peut arriver selon les contexte : vous avez une personne dans votre équipe a qui on a demandé pour de mauvaise raison de changer d’équipe ou de partir, Modifier la disposition de l’équipe.
Vous pouvez expliquer cela à votre manager. Mieux vous pouvez en parler lorsqu’on vous propose le poste.
Actions : réfléchissez à une action que vous pouvez faire, mieux réfléchissez à 3 action que vous pouvez faire.